Servizi Pre-Evento: Sopralluogo e Congress Map

La scelta della location è il primo passo fondamentale per il successo di un evento. Numero di sale insufficienti, capienze limitate o eccessive, sale su più livelli, montacarichi inesistenti, sale non adeguate per capacità elettriche o altezza, vincoli sui fornitori, poca flessibilità di orari con penali, parcheggi per carico e scarico improvvisati, sono i tipici ostacoli che trasformano l’organizzazione di un evento in un’esperienza piena di imprevisti e, quindi, costi aggiuntivi.

Partiamo da un primo dato di fatto: la maggioranza delle location è sprovvista di una planimetria quotata, costringendo le account delle agenzie ad improvvisarsi architetti con il metro da sarta per prendere le misure della sala espositiva. In gergo noi addetti al lavoro parliamo semplicemente di “piantina”, dando per scontato che tutti sappiano che non si stia parlando di ficus benjamin. Invece ci è capitato di chiamare un ufficio congressi, chiedere la piantina quotata e sentirsi rispondere “In che senso? Vuole l’altezza delle nostre piante?”. Oppure alla richiesta di una planimetria, abbiamo visto l’addetto sfilar

e la planimetria del piano di evacuazione appesa al muro “…me la riporta la prossima volta”. Scene comiche, se non ci fosse di mezzo anche la sicurezza.

Spazio venduto dall'agenzia in senza aver fatto prima un sopralluogo. Lo spazio è stato collocato davanti alla US, in corrispondenza dell'ingresso all'area convegno e sotto la condotta dell'aria (<250cm)

Spazio 3×2 assegnato dall’agenzia prima del sopralluogo. Lo spazio è stato collocato davanti alla US ed in corrispondenza dell’ingresso all’area convegno. Presenza di travi più basse di 250cm (altezza media degli stand).

E’ per questo che da 40 anni affianchiamo il cliente nella scelta della location. In che modo? Con un sopralluogo tecnico che prevede, se necessario, il rilevamento ex novo dei perimetri, delle quote, degli ostacoli esistenti, dei percorsi congressuali, delle prese elettriche, corredando il tutto con immagini e video.

Forniamo, a questo punto, una simulazione quotata in pianta degli ingombri al fine di valutare insieme la capienza della sala convegno, della sala espositiva e delle aree adibite ai servizi di registrazione, ristorazione e sessione poster.

Non sottovalutate mai il rilevamento della capacità elettrica dell’area espositiva, delle altezze e degli eventuali ribassamenti vincolanti, delle uscite di sicurezza, degli accessi di carico e scarico, del parcheggio, punti fondamentali per poter vendere in sicurezza gli spazi ai vostri sponsor.

Ultimo, ma non per importanza, elaboriamo una proposta di cartellonistica segnaletica per contribuire all’efficienza del percorso congressuale e, su richiesta elaboriamo, infine, la Congress Map personalizzata con la grafica dell’evento.

Il sopralluogo è gratuito e senza impegno entro i 200 km da Milano, oltre i quali verrà richiesto un rimborso spese. La Congress Map viene realizzata gratuitamente in caso di affidamento degli allestimenti e/o servizi.